Tak for din besked, men jeg er desv\u00e6rre ikke p\u00e5 kontoret i \u00f8jeblikket.<\/p><\/blockquote>\n
Denne eller lignende automatiske e-mails er sikkert velkendt for alle. Den s\u00e5kaldte out-of-office-note er s\u00e6rlig praktisk, n\u00e5r du ikke er p\u00e5 kontoret. Det v\u00e6re sig fordi du er p\u00e5 ferie, p\u00e5 forretningsrejse eller bare er syg. Med et par venlige linjer kan du informere kunder, partnere og kolleger om dit frav\u00e6r. Frav\u00e6rsnotater oprettes hurtigt med f\u00e5 klik og forenkler kommunikationen under dit frav\u00e6r. Du kan specifikt p\u00e5pege ansvarsomr\u00e5der, indtil du vender tilbage. Kundeforesp\u00f8rgsler g\u00e5r ikke i vasken og kan besvares hurtigt. Fordelen for dig: f\u00e6rre \u00e5bne foresp\u00f8rgsler og opgaver hober sig op i din indbakke, og dit stressniveau bliver ikke belastet umiddelbart efter din tilbagevenden.<\/p>\n
Indhold:<\/strong><\/p>\n <\/a><\/p>\n En frav\u00e6rsnotat i 08\/15-stil “Jeg er ikke her” har ikke den store nytte – hverken for dig eller dine kunder. En god frav\u00e6rsnotat<\/strong> giver derimodalle de vigtige oplysninger<\/strong>, som kunder, forretningspartnere og kolleger har brug for. Det omfatter bl.a. frav\u00e6rsperioden<\/strong>, din stedfortr\u00e6der<\/strong> og eventuelt \u00e5rsagen<\/strong>. Med disse oplysninger undg\u00e5r du misforst\u00e5elser<\/strong> og giver det automatiske svar et ekstra personligt pr\u00e6g<\/strong>.<\/strong><\/p>\n Det er naturligvis op til dig, om du vil angive en \u00e5rsag til dit frav\u00e6r i det automatiske svar. Men nogle gange er det endda fornuftigt, at modtagerne kender \u00e5rsagen. P\u00e5 den m\u00e5de kan de selv afg\u00f8re, om de kan vente p\u00e5, at du vender tilbage med din henvendelse.<\/p>\n En s\u00e6rlig frav\u00e6rsnota er praktisk, n\u00e5r du er p\u00e5 ferie eller p\u00e5 forretningsrejse. Her ved du pr\u00e6cis, i hvilket tidsrum du ikke er p\u00e5 kontoret og kun vanskeligt eller slet ikke kan n\u00e5s. En personlig frav\u00e6rsnotat g\u00f8r ogs\u00e5 en forskel i tilf\u00e6lde af l\u00e6ngerevarende sygdom, for\u00e6ldreorlov, sabbat\u00e5r eller ved virksomhedsskifte, hvordan<\/em> dit frav\u00e6r opfattes. Da du ikke er til r\u00e5dighed i en l\u00e6ngere periode, vil dine mails ikke blive behandlet af dig. Takket v\u00e6re oplysningerne fra det automatiske svar ved kunder og kolleger det nu og kan henvise deres henvendelser til en anden kontaktperson.<\/p>\n I \u00f8vrigt: Selv hvis du skulle blive syg med kort varsel, er en frav\u00e6rsmeddelelse med til at formidle dit frav\u00e6r.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Note:<\/strong> Vi arbejder med Office\/Microsoft 365 (version 2005, build 12827.20268 click-and-lose).<\/p>\n<\/div>\n <\/a><\/p>\n Det automatiske svar hj\u00e6lper med at kommunikere vigtige organisatoriske sp\u00f8rgsm\u00e5l. Du b\u00f8r v\u00e6re s\u00e6rlig opm\u00e6rksom p\u00e5 f\u00f8lgende punkter:<\/p>\n Du kan indstille en meddelelse om frav\u00e6r til et ubestemt tidspunkt eller angive en n\u00f8jagtig dato inklusive klokkesl\u00e6t. P\u00e5 denne m\u00e5de kan du definere den periode, hvor meddelelsen om frav\u00e6r skal sendes. S\u00e5 t\u00e6nk p\u00e5 tidsvinduet for dit frav\u00e6r i forvejen, og meddel dette (hvis muligt) i dit automatiske svar.<\/p>\n Outlook giver mulighed for at sende to forskellige tekster som et automatisk svar. Dette giver dig mulighed for at skelne mellem interne (inden for min organisation<\/span>) og eksterne modtagere (uden for min organisation<\/span>).<\/p>\n Hvis I er p\u00e5 fornavn i virksomheden, kan du ogs\u00e5 bruge dette til din interne besked ud af kontoret. V\u00e6r derfor s\u00e6rlig opm\u00e6rksom p\u00e5 den korrekte ordlyd og underskrift til de respektive modtagere af din besked.<\/p>\n Virksomheder, der opererer internationalt, b\u00f8r skrive frav\u00e6rsnoter p\u00e5 to sprog. Dette kan naturligvis ogs\u00e5 afh\u00e6nge af den afdeling, du arbejder i. Is\u00e6r hvis du arbejder i kundeservice eller salg, kan du v\u00e6re i kontakt med folk, der taler fremmedsprog. Her er tosprogede versioner meget nyttige.<\/p>\n Du skal ogs\u00e5 behandle sp\u00f8rgsm\u00e5let om “Adgang til e-mail-boksen”<\/strong>. Hvis du selv har oprettet aftaler, kan de ikke flyttes af andre i dit frav\u00e6r – medmindre du opretter en stedfortr\u00e6der for postkassen (mere om dette om lidt), hvilket naturligvis skal g\u00f8res p\u00e5 forh\u00e5nd.<\/p>\n Hvis du selv vil besvare e-mails, selvom du er v\u00e6k, har du naturligvis brug for internetadgang, mens du er p\u00e5 farten. Det, der lyder banalt, kan dog hurtigt blive en hindring: Afskadede roamingfunktioner, hullede tr\u00e5dl\u00f8se netv\u00e6rk eller uhyrligt dyre udenlandske datatariffer har allerede overrasket mange ledere – selv om der i det mindste i EU ikke l\u00e6ngere er nogen st\u00f8rre omkostningsf\u00e6lder at bekymre sig om.<\/p>\n Det n\u00e6ste skridt er at f\u00e5 afklaret, om der er en erstatning for den tid, du er frav\u00e6rende. Hvis der er en, skal han eller hun n\u00e6vnes i frav\u00e6rsnotatet, herunder kontaktoplysninger. Is\u00e6r hvis du ikke har adgang til dine mails i en l\u00e6ngere periode, er det fornuftigt at organisere en stedfortr\u00e6der. For kolleger er navn<\/strong> og emailadresse<\/strong> normalt tilstr\u00e6kkeligt. For dine kunder er det bedst ogs\u00e5 at have et telefonnummer<\/strong>, s\u00e5 bekymringer kan blive afklaret hurtigst muligt.<\/p>\n Du har ingen repr\u00e6sentation<\/strong>? S\u00e5 videregiv ogs\u00e5 denne information til dine kunder og forretningspartnere – og n\u00e6vn f\u00f8rst og fremmest et tidspunkt, hvor du er tilbage p\u00e5 kontoret. For stadig at give modtagerne af din udeblivelsesbesked en merv\u00e6rdi b\u00f8r du medtage generelle kontaktoplysninger p\u00e5 virksomhedens hovedkontor<\/strong> eller din overordnede afdeling<\/strong>. M\u00e5ske kan henvendelser besvares p\u00e5 denne m\u00e5de uden din hj\u00e6lp.<\/p>\n Dine mails videresendes automatisk til en kollega? S\u00e5 b\u00f8r du ogs\u00e5 meddele dette. P\u00e5 denne m\u00e5de ved modtageren, at han ikke beh\u00f8ver at sende sin mail til kollegaen igen. Hvis der ikke sker nogen videresendelse, er det en god id\u00e9 ogs\u00e5 at skrive dette i udgangsbrevet og her ogs\u00e5 specifikt notere kontaktoplysningerne p\u00e5 din stedfortr\u00e6der i brevet. P\u00e5 den m\u00e5de ved personen i den anden ende, at han eller hun altid kan kontakte en anden person med sine bekymringer.<\/p>\n Hvis du \u00f8nsker, at afsenderen skal modtage<\/strong> en meddelelse om videresendelse<\/strong> af den sendte e-mail ud over den normale meddelelse om udeblivelse, skal du aktivere feltet Svar med<\/span>. Klik p\u00e5 Skabeloner<\/span> for at \u00e5bne et tomt beskedvindue. Indtast en passende beskedtekst<\/strong> og tilf\u00f8j et emne<\/strong>. Lad feltet Til<\/span> v\u00e6re tomt.<\/p>\n Du kan selvf\u00f8lgelig ogs\u00e5 videresende beskeder fra meget specifikke afsendere – f.eks. hvis du ved, at visse kunder sender vigtige dokumenter i dit frav\u00e6r. Hvis du vil g\u00f8re dette, skal du tilf\u00f8je de korresponderende e-mail-adresser<\/strong> til feltet From<\/span> \u00f8verst i feltet.<\/p>\n Med en frav\u00e6rsregel<\/strong> kan du ogs\u00e5 angive, at kun meddelelser om et bestemt emne videresendes til den ansvarlige person. P\u00e5 den m\u00e5de modtager din substitut kun de virkelig vigtige meddelelser og bliver ikke oversv\u00f8mmet med “uvigtige” e-mails (f.eks. nyhedsbreve, som du har abonneret p\u00e5). Du kan g\u00f8re dette ved at indtaste et korresponderende begreb<\/strong> i feltet “Emne”<\/span> eller “Meddelelsestekst”<\/span>.<\/p>\n<\/div>\n <\/a><\/p>\n Vi har skrevet vores formuleringseksempler til seks forskellige lejligheder og har ogs\u00e5 fors\u00f8gt at medtage generelle frav\u00e6rsnoter. Du skal blot v\u00e6lge en passende skabelon og tilpasse den til dine personlige behov!<\/p>\n Vores tip:<\/strong> Skr\u00e6ddersy det automatiske svar til modtagergruppen, og send en anden frav\u00e6rsnote internt end eksternt. Med vores praktiske tekstmoduler giver vi dig mulighed for at kommunikere dit frav\u00e6r hurtigt og nemt – uden misforst\u00e5elser.<\/p>\n K\u00e6re kolleger,<\/p>\n Tak for din besked. Dette er et automatisk svar, da jeg ikke er hjemme i \u00f8jeblikket. Bem\u00e6rk venligst, at din e-mail ikke vil blive behandlet. Jeg vender tilbage til dig, n\u00e5r jeg vender tilbage.<\/p>\n Hvis du har sp\u00f8rgsm\u00e5l, kan du kontakte Max Mustermann.<\/p>\n Mange hilsner K\u00e6re kolleger,<\/p>\n Jeg vil v\u00e6re ude af kontoret fra DD. til DD.MM.YYYYY<\/span> og vil ikke have adgang til mine e-mails i dette tidsrum. Fra DD.MM.YYYYY<\/span> vil jeg igen v\u00e6re personligt tilg\u00e6ngelig og vil tage mig af dine henvendelser.<\/p>\n Mange hilsner K\u00e6re kolleger,<\/p>\n Jeg vil v\u00e6re ude af huset til og med DD.MM.YYYYY<\/span>. I denne periode vil mine e-mails ikke blive videresendt eller besvaret. I hastende tilf\u00e6lde bedes du kontakte min stedfortr\u00e6der Max Mustermann<\/span>.<\/p>\n Mange hilsner K\u00e6re kolleger,<\/p>\n Jeg er ikke p\u00e5 kontoret den DD.MM.YYYYY<\/span>. I hastesager bedes du kontakte f\u00f8lgende kolleger:<\/p>\n Omr\u00e5de A<\/span>: Max Mustermann<\/span>. Mange hilsner \n<\/div>\n K\u00e6re kolleger,<\/p>\n Jeg er p\u00e5 forretningsrejse fra DD. til DD.MM.YYYYY<\/span> og har kun begr\u00e6nset adgang til mine e-mails. I hastende tilf\u00e6lde kan du n\u00e5 mig p\u00e5 telefon p\u00e5 +49 1234 56789<\/span>. P\u00e5 grund af tidsforskellen kan jeg kun kontaktes pr. telefon mellem XX:XX – XX:XX:XX h<\/span>.<\/p>\n Mange hilsner \n<\/div>\n K\u00e6re kolleger,<\/p>\n Fra DD. til DD.MM.YYYYY<\/span> Jeg vil v\u00e6re p\u00e5 ferie. I hastende tilf\u00e6lde bedes du kontakte mine kolleger Max Mustermann<\/span> eller Marie Musterfrau<\/span>. Fra DD.MM.YYYYY<\/span> vil jeg v\u00e6re personligt til r\u00e5dighed igen og give dig feedback.<\/p>\n Hav en god tid.<\/p>\n Mange hilsner \n<\/div>\n K\u00e6re kolleger,<\/p>\n Jeg er syg med kort varsel og vil sandsynligvis v\u00e6re tilg\u00e6ngelig p\u00e5 kontoret igen fra DD.MM.YYYYY<\/span>. I hastende tilf\u00e6lde bedes De kontakte Max Mustermann<\/span>.<\/p>\n Mange hilsner K\u00e6re kolleger,<\/p>\n P\u00e5 grund af en l\u00e6ngerevarende sygdom er jeg i \u00f8jeblikket ikke i bygningen. I denne periode vil mine e-mails blive videresendt til min stedfortr\u00e6der Max Mustermann<\/span> og behandlet.<\/p>\n Tak for din forst\u00e5else.<\/p>\n Mange hilsner \n<\/div>\n K\u00e6re kolleger,<\/p>\n fra DD.MM.YYYYY<\/span> Jeg vil arbejde p\u00e5 fuldtid og deltid som mor\/far<\/span> for tiden. Da jeg vil v\u00e6re afh\u00e6ngig af at skifte bleer, vil Max Mustermann<\/span> st\u00e5 til r\u00e5dighed for sp\u00f8rgsm\u00e5l om mit omr\u00e5de.<\/p>\n Jeg \u00f8nsker dig (og mig) en stressfri tid.<\/p>\n Mange hilsner K\u00e6re kolleger,<\/p>\n Jeg skal have et barn og vil v\u00e6re p\u00e5 for\u00e6ldreorlov fra DD.MM.YYYYY<\/span>. I denne periode vil jeg blive afl\u00f8st af min kollega Max Mustermann<\/span>. Jeg vil sandsynligvis genoptage mit arbejde den DD.MM.YYYYY<\/span>.<\/p>\n Jeg \u00f8nsker jer alt det bedste.<\/p>\n Mange hilsner \n<\/div>\n K\u00e6re kolleger,<\/p>\n Jeg har taget et lille sabbat\u00e5r fra mit daglige arbejdsliv. Mit sabbat\u00e5r starter den D.MM.\u00c5\u00c5\u00c5\u00c5<\/span> og slutter den D.MM.\u00c5\u00c5\u00c5\u00c5<\/span>. I denne periode bedes du kontakte:<\/p>\n Omr\u00e5de A<\/span>: Max Mustermann<\/span>. Tak for din forst\u00e5else.<\/p>\n Mange hilsner K\u00e6re kolleger,<\/p>\n Jeg er p\u00e5 et sabbat\u00e5r i Amerika<\/span>. For at sikre, at alt g\u00e5r glat p\u00e5 kontoret, tager Max Mustermann<\/span> sig af mine opgaver.<\/p>\n Alt det bedste, og vi ses snart \n<\/div>\n K\u00e6re kolleger,<\/p>\n Desv\u00e6rre har jeg forladt virksomheden. Jeg vil gerne takke dig for det gode samarbejde.<\/p>\n For mine emner kan du kontakte Max Mustermann<\/span>.<\/p>\n Alt det bedste P.S.: Hold dig opdateret via LinkedIn<\/span> og\/eller<\/span> Xing<\/span>.<\/p>\n \n<\/div>\n<\/div><\/div><\/div>\n Mine damer og herrer,<\/p>\n Tak for din besked. Dette er et automatisk svar, da jeg ikke er i huset. Bem\u00e6rk venligst, at din e-mail ikke vil blive behandlet. N\u00e5r jeg vender tilbage, vil jeg kontakte dig igen. I hastende tilf\u00e6lde bedes du kontakte min kollega:<\/p>\n Max Mustermann<\/strong><\/span> Med venlig hilsen Mine damer og herrer,<\/p>\n Tak for din besked. Jeg vil v\u00e6re ude af kontoret fra DD. til DD.MM.YYYYY<\/span> og vil ikke have adgang til mine e-mails i dette tidsrum. Bem\u00e6rk venligst, at Deres anmodninger ikke vil blive videresendt.<\/p>\n I hastende tilf\u00e6lde bedes du kontakte min stedfortr\u00e6der Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789)<\/span>. Fra DD.MM.YYYYY<\/span> vil jeg besvare din e-mail hurtigst muligt.<\/p>\n Med venlig hilsen Mine damer og herrer,<\/p>\n Tak for din besked. Den DD.MM.YYYYY<\/span> vil jeg ikke v\u00e6re til r\u00e5dighed p\u00e5 kontoret og har begr\u00e6nset adgang til min mailboks. I hastesager bedes du kontakte f\u00f8lgende kolleger:<\/p>\n Omr\u00e5de A<\/span>: Max Mustermann, M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789<\/span>.\n
Hvad er en god udgangsbesked?<\/h2>\n
![\"Et](\"https:\/\/www.onlineprinters.dk\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-6.jpg\")
<\/p>\nMulige lejligheder<\/h3>\n
Skab en frav\u00e6rsnote i Outlook<\/h2>\n
\nHvis du vil oprette en note til brug uden for kontoret i Outlook, skal du g\u00e5 til kontooplysningerne. Det kan du g\u00f8re ved at klikke p\u00e5 Fil<\/span>. Klik derefter p\u00e5 feltet Automatisk svar (ude af kontoret)<\/span>. I den f\u00f8lgende dialog kan du definere den n\u00f8jagtige tekst til din besked til ud af kontoret – nyttige eksempler p\u00e5 formuleringer kan du finde her<\/a>.<\/p>\nHinvisninger til en vellykket frav\u00e6rsnota<\/h2>\n
Hvor l\u00e6nge varer frav\u00e6ret?<\/h4>\n
<\/p>\n
Kommunikere forskelligt internt og eksternt?<\/h4>\n
<\/p>\n
Internationalisering<\/h4>\n
Hvad sker der med indg\u00e5ende e-mails?<\/h4>\n
Hvem tager sig af mandatet?<\/h4>\n
Vil anmodningerne blive videresendt?<\/h4>\n
Auto-videresendelse af e-mails i Outlook<\/strong><\/h5>\n
![\"Vinduet](\"https:\/\/www.onlineprinters.dk\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-4.jpg\")
\nDu kan konfigurere videresendelse af e-mail ved at klikke p\u00e5 feltet “Regler…”<\/span> nederst til venstre i Out of Office-vinduet og derefter p\u00e5 “Tilf\u00f8j regel…”<\/span>. Opret nu individuelle behandlinger for indg\u00e5ende mails.<\/p>\nVideresend alle<\/em> beskeder<\/strong><\/h5>\n
![\"En](\"https:\/\/www.onlineprinters.dk\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-5.jpg\")
<\/strong>
\n\u00d8nsker du, at alle meddelelser skal videresendes? S\u00e5 skal du aktivere feltet Sendt direkte til mig<\/span>. Hvis du ogs\u00e5 \u00f8nsker, at alle meddelelser, som du modtager som kopi (Cc), skal du ogs\u00e5 markere feltet Kopiering (Cc til mig)<\/span>. V\u00e6lg derefter punktet Vejledning<\/span> og indtast emailadressen p\u00e5 din stedfortr\u00e6der<\/strong>.<\/p>\nVideresend meddelelser fra specifikke afsendere<\/em><\/strong><\/h5>\n
Forsend kun meddelelser om specifikke emner<\/em><\/strong><\/h5>\n
Passende frav\u00e6rsnotat: Gratis skabeloner<\/h2>\n
Interne skabeloner<\/strong><\/h3>\n
1<\/span>General<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nOmr\u00e5de B<\/span>: Marie Sample Woman<\/span>.
\nOmr\u00e5de C<\/span>: Melanie Musterfrau<\/span>.<\/p>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n2<\/span>Forretningsrejse<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n3<\/span>Holidays<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n4<\/span>Disease<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n5<\/span>For\u00e6ldreorlov<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n6<\/span>Sabbatical<\/span><\/h2><\/div>\n
\nOmr\u00e5de B<\/span>: Marie Sample Woman<\/span>.
\nOmr\u00e5de C<\/span>: Melanie Musterfrau<\/span>.<\/p>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n7<\/span>Company change<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\nEksterne skabeloner<\/strong><\/h3>\n
1<\/span>General<\/span><\/h2><\/div>\n
\nM.Mustermann@onlineprinters.com<\/span>
\n+49 1234 56789<\/span><\/p>\n
\nMich\u00e8le efternavn
\n<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le efternavn
\n<\/span><\/p>\n
\n